La corretta gestione della documentazione è uno step necessario per garantire un’amministrazione efficace del personale di un’azienda. I documenti contengono dati personali e sensibili, che vanno conservati nel modo corretto per migliorare la produttività aziendale.
Sono diverse le tipologie di documenti che le aziende devono gestire, soprattutto per i responsabili delle risorse umane. Tra questi rientrano i documenti di assunzione, tra i quali curriculum e contratti di lavoro. Ci sono poi i documenti personali dei dipendenti, dai documenti di identità ai passaporti fino ai dati relativi all’anagrafica.
Altra tipologia di documenti sono quelli amministrativi, come le richieste di ferie, i bonus e gli incentivi. A disposizione delle aziende ci sono anche i documenti relativi alle performance dei dipendenti, che contengono obiettivi individuali e valutazioni per tracciare un feedback sul rendimento dei lavoratori. Infine sono da segnalare i documenti legali e normativi, come accordi sindacali, contratti di lavoro, regolamenti interni e documentazione legale.
Per le aziende è fondamentale tutelare e proteggere i documenti che contengono dati sensibili per diversi motivi. Da un punto di vista legale le imprese sono tenute a conservare adeguatamente la documentazione interna, altrimenti possono avere problematiche molto serie. E poi viene meno il rapporto di fiducia tra i dipendenti e l’azienda, che ha anche un grave contraccolpo per quanto riguarda il ritorno d’immagine. Un’azienda che non sa tutelare la documentazione interna dei dipendenti non può certo godere di una buona fama.
Proprio perché la corretta gestione dei documenti è essenziale per un’azienda, soprattutto per garantire ai dipendenti un ambiente di lavoro sereno e stimolante, è opportuno dotarsi di un software per la gestione del personale moderno e dotato di numerose funzioni versatili e adattabili ad ogni necessità.
Tra i migliori strumenti del settore c’è Jotto, un software innovativo e facile da utilizzare che permette di gestire alla perfezione i documenti e creare per tutti i dipendenti le condizioni ideali di crescere professionalmente. I titolari delle aziende, potendo avere subito a disposizione i dati e i documenti dei dipendenti, possono anche adottare le decisioni strategiche ritenute più adeguate per aumentare la produttività aziendale.
Con un software di gestione del personale i team di risorse umane possono automatizzare i processi più lunghi e noiosi, con la possibilità di dedicarsi al core business dell’azienda recuperando tempo ed energie preziose.
Un altro grande vantaggio è la digitalizzazione dei documenti che, nell’ottica della dematerializzazione, consente di ridurre l’utilizzo di documenti cartacei che, oltre ad essere più inquinanti, sono anche più ingombranti e mangiano centimetri preziosi all’interno di aziende e uffici.
Un software per la gestione dei documenti assicura anche un’archiviazione organizzata che, grazie ad una denominazione e ad una catalogazione precisa, consente di accedere rapidamente e senza stress ai file desiderati.